为进一步加强学校财务管理,规范报销程序,根据学校《财务管理制度》要求,经校长办公会研究并结合学校实际,特制订本规定。
一、报销程序
1、经办人根据报销内容填写报销单据,并注明用途。不需要填写报销单据的直接在报销凭证上注明用途并签名。
2、系部负责人对报销单据进行初审并签字,同时报分管领导审核签字。
3、经办人如果是系部负责人,则由分管领导进行初审并签字。
4、报销单据填写完成后交财务部门复审,经财务部门负责人复审无误后加盖“审核”章。
5、2000元以下费用(三公经费除外)由分管财务副校长审核签字,交财务部门报销付款;2000元以上费用和三公经费由校长审核签字,交财务部门报销付款。
二、凭证审核
所有财务报销凭证单据须经系部负责人(分管领导)初审、财务部门负责人复审、校长或分管财务的副校长终审。审核内容主要有:
1、报销事项的的真实性、合理性。
2、原始凭证的合法性、合规性。报销凭证应以正式发票为准,票据应两章齐全,并注明单位名称、时间、项目、单价、数量、金额,票据大小写要一致。一般收据不得报销。
3、报销单据的填写应符合会计报销的要求(报销标准应合规,金额计算应正确,证明附件应齐全等)。
4、项目支出应符合预算要求,按规定程序办理经济业务或进行物品采购。
三、报销要求
1、根据财政用款要求,所有支付原则上不使用现金支付方式报销,应尽量采用(1000元以上必须采用)公务卡电子支付或转账方式支付。
2、凡涉及到购买物品或资产的,须按照学校《采购管理制度》和《资产管理制度》等的有关要求,报物品保管员或资产管理员办理验收入库手续并签字。费用报销时必须附销售单位提供的物品清单。
3、支付外聘专家酬金应按照学校《专家讲座、项目评审等外请专家劳务费发放管理办法》执行,填写“劳务费发放表”,注明项目内容,并将有关文件或会议通知附后,手续齐全后交给财务部门,由财务部门通过专家本人银行卡转账支付。
4、公务外出按照《学校公务出差审批及费用报销规定》报有关人员批准。返程后及时填写差旅费报销凭证并附文件、会议通知或对方邀请函,按报销程序进行费用报销。
5、餐费发票报销应区分为公务接待用餐、业务活动用餐、学生活动用餐等,均须注明用餐人数及用餐标准。
6、超过一万元(含一万元)的大额业务报销需附合同、询比价记录等材料;五万元以上(含五万元)且不达政府采购限额的项目需进行校内招标,费用报销需附招标文件。五万元以上(含五万元)的基建工程和维修项目,支付费用前需进行工程决算审计。
7、所有列入政府采购范围的支出,必须按要求进行政府采购。支付费用时须附政府采购合同等招标文件。
8、医疗费累计金额超过起付线后可报销,报销人将医疗费单据先交到校医务室审核,再由校医室将审核合格的单据汇总后交到财务科,由财务科在规定时间内打到个人工资卡上。
9、当年发票当年报销,跨年度的发票原则上不予报销,但在会计年末关账期间发生的费用票据可以在次年的1月31日前报销。其他有特殊情况确需报销的,必须以书面形式陈述理由,报校领导审批。
10、以上未尽报销范围或事项由财务部门负责解释。
四、报销时间
1、每周一至周四财务部门接受报销审核与结算。
2、每周五为登账和对账时间,原则上不办理报销业务。
3、医药费报销时间为每季度最后一个月的20号。
4、每年年末为财务决算时间,必须提前关账,12月21日至年底停止费用报销及支付。
五、其他说明
1、本规定自公布之日起执行,解释权归校长室。
南京财经高等职业技术学校
二○一七年四月二十日